Cuatro mil semanas disponibles de vida, ¿cómo te las vas a gastar? La vida es corta ¿qué piensas hacer al respecto? Nos lo recuerda Oliver Burkemen en su libro Cuatro mil semanas, que nos habla de la gestión del tiempo para mortales.
La idea este blog es que te ayude a tomar consciencia de la importancia de planificar la semana de una manera estratégica, con sentido y que te lleve en la dirección necesaria hacia el objetivo fijado.
Es muy fácil saturar la agenda por el afán de sentirnos productivos, llenar las horas con visitas a los clientes, reuniones internas, tareas urgentes y de menor importancia, con el ánimo de sentirnos ocupados, activos y que estamos haciendo algo.
Muy seguramente, como profesional o empresario, sabes programar tu día o semana. Sin embargo, puedes darle una vuelta más a esa planificación y preguntarte, ¿hacia dónde me dirijo? ¿Como puedo gastar mi semana de una manera productiva y satisfactoria? ¿Cuáles son mis objetivos que me den foco? ¿Que quiero que pase durante la semana? ¿Como voy a gastar una de mis valiosas cuatro mil semanas?
Seguro estarás lleno de actividades, con una larga lista de tareas pendientes, una bandeja desbordada de emails por responder, con falta de tiempo y la sensación de que no llegas a todo, que tienes miles de cosas por hacer y te sientes culpable de poder hacerlas. Realmente, ¿esto es lo que quieres con tu vida? ¿Así quieres vivir tu semana?
Queremos ganar horas al día, encajar todas las actividades en el tiempo que tenemos, y el resultado es más estrés, menor calidad en las tareas y menos atención en la realización.
¿Pretendes incrementar tu productividad estando más atareado, haciendo más cosas, viviendo estresado, corriendo de un lado a otro?
El mensaje que se quiere transmitir en este blog es que una sana planificación semanal nos ahorra estrés, prisas y nos permite vivir desde la calmar, una tarea a la vez, teniendo claro el qué y porqué lo estamos haciendo, hacia donde nos dirigimos. Si estamos enfocados en los objetivos, y, sobre todo, renunciando al patrón destructivo de vivir estresado y con afanes, la semana seguro que será más productiva.
La clave es planificar nuestro valioso y escaso tiempo con los asuntos que realmente importan, es decir, centrarnos en realizar lo que vale la pena, lo que te lleva a tus metas de mediano y largo plazo y te permite caminar en una sana dirección, tanto a nivel personal como laboral. Tener claro lo que quiero hacer, lo que puedo hacer en el tiempo que tengo. En este sentido, te puede ayudar preguntarte ¿la tarea que voy a realizar me lleva a mi objetivo? ¿puede alguien realizarla por mí? ¿esta tarea es realmente importante, la debo hacer o la puedo descartar?
Para planificar es importante tener un norte claro y objetivos definidos de una manera inteligente. Una de las metodologías que te puede ayudar es la metodología SMART, que dice: el objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, relevante/realista y con un tiempo definido. Una vez definidos los objetivos ¿qué vamos a hacer con ellos? ¿cómo los llevamos a nuestro día a día? ¿Cómo planificamos la semana?
Para planificar nuestra semana es importante diferenciar entre las tareas y compromisos que tienes con terceros y las tareas propias que depende de ti, las que has definido en tus planes de acción para lograr los objetivos. Son tareas que nadie te va a preguntar se ya las realizaste y no tienes que dar cuenta a un tercero por una fecha de entrega. Por tanto, son tareas auto-gestionables, a las cuales les debes colocar una fecha de entrega y abrirles un espacio en tu agenda pues nadie las va a realizar por ti.
Ahora bien, algunos puntos que debes considerar en la planificación semanal:
- Organiza las tareas por bloques de tareas similares, es decir, agrupa las llamadas, reuniones, visitas a clientes, reuniones internas, responder email, revisión redes sociales y mensajería.
- Ten en cuenta tu ritmo interno: ¿a qué hora eres más efectivo realizando qué o cuál tarea? También está bien que consideres los ritmos circadianos. Por ejemplo, en las horas de la mañana dedícate a tareas que requieren concentración, al final de la mañana conviene reuniones con terceros y luego de comer, lo podrías destinar a responder emails, realizar llamadas, revisar redes sociales dado que tu organismo está en un estado más de reposo. Al final del día puedes ser adecuado para formarte, aprender algo nuevo o para realizar tareas importantes.
- También es necesario dedicar un tiempo a tus tareas importantes, o sea las tareas definidas en tus planes de acción que te permiten avanzar hacia tus objetivos personales o laborales. Tus horas de mayor productividad dedicarlas a aquellas tareas que dependen de ti, que te hacen avanzar hacia la meta y que requieren concentración. Reservar un tiempo de alta concentración, en una franja horaria, libre de distracción e interrupciones, donde logres el estado de concentración necesario para la realizar las tareas importantes.
- Además, es importante programar qué vas a hacer en dichos momentos especiales de alta concentración. Cuáles son las actividades que vas a desarrollar en este tiempo. Conviene entonces revisar los planes de acción de tus objetivos, priorizar las acciones, y preguntarte por ¿cuál es la siguiente acción que debo realizar? o sea, identificar una tarea concreta que la puedas llevar a tu programación semanal. Por ejemplo, si quiero definir procesos para mi empresa, no voy a colocar “definición de procesos” en la programación semanal, más bien, desglosa esta actividad en tareas concretas, por ejemplo, definir qué proceso voy a documentar, cuál es el formato para documentar, con qué metodología, como voy a trabajar en equipo.
- Muy importante tener presente en la planificación semanal, tus actividades personales y relacionales. Reservar un espacio en tu agenda para hacer ejercicio, para pasar tiempo con tu familia, para realizar el hobby que tanto te gusta.
- Y finalmente, tener la disciplina, la organización y el compromiso para realizar lo que has planificado. Se requiere formar un hábito, repetirlo constantemente hasta que lo incorpores en tus tarea cotidianas y no te requiera esfuerzo su realización.
Si tienes planificada tu semana, realizaras tus tareas de una manera organizada desde la tranquilidad. Piensa que la productividad sin dirección es una trampa, solo consigues que vayas más estresado solo por ser más productivo sin ponerle sentido a lo que haces.
Es posible explorar una forma más sensata de relacionarte con el tiempo. Una vida más tranquila y llena de sentido. Acepta lo limitado del tiempo, dado que no puedes hacer todo lo que quieres, es necesario tomar decisiones de en qué te vas a centrar.
El resumen, planifica tu semana de una manera estratégica, con sentido. Programa lo que realmente puedes hacer, sin estrés, con eficiencia. Cuida el balance entre lo personal y laboral, reserva un tiempo para el ejercicio, para la vida relacional. Abre un espacio para las tareas importantes y forma hábitos duraderos que te permitan lograr los objetivos propuestos.
