¿Cuántas ideas tienes en tu mente que quisieras realizar y no llega el momento? Aquella idea que aprendiste en un curso y que te gustaría poner en práctica dado que sabes que va a mejorar significativamente tu manera de hacer las cosas, no obstante, no le sacas el tiempo para ejecutarla, o aquella otra que intuitivamente sabes que si la realizas seguro que avanzarás en tu negocio o en tu vida personal. Es muy probable que tengas muchas ideas pendientes por realizar y te dices: “ya vendrá el momento” o “en otra ocasión la planifico”, sin embargo, no llega ni momento ni la ocasión.
En este blog, me voy a referir a cómo convertir todas estas ideas en un proyecto que te permita definir las próximas acciones ejecutables y el siguiente paso a dar. Así, estarás fijando tu atención en la solución y no en el problema.
El convertir ideas en proyectos te permitirá eliminar de tu cabeza la preocupación acerca de lo que quisieras hacer, dado que expresas tu idea en un proyecto fácilmente realizable y con acciones. Te permitirá también cerrar círculos abiertos de temas que no están donde deberían estar y te roban energía, al igual que te posibilitará determinar un resultado deseado para tu idea-proyecto y fijar un próximo paso.
Ahora bien, cuando el resultado que deseas necesita de varias acciones para lograrlo, se podría configurar un proyecto. Y si el proyecto es complejo y requiere pensarlo, entonces la acción inicial será su planificación. Para la planificación, resumo a continuación las cinco fases que propone David Allen en su modelo de planificación natural de proyectos[1].
- Definir el propósito y los principios
Lo primero es saber qué quieres conseguir con el proyecto y a qué no estás dispuesto a renunciar para conseguirlo, es decir tus principios y limites que debes respetar para que se dé el resultado.
El propósito puede responder a preguntas como:
- ¿Por qué estás haciendo esto?
- ¿Qué fue lo que provocó inicialmente que pensaras en hacerlo?
- ¿Cuál fue tu impulso, tu intensión inicial?
- ¿Qué es realmente lo que pretendes conseguir con esto?
- ¿Cuál es el “para qué” del proyecto?
- ¿Está bastante claro y definido tu propósito?
El propósitoes un punto de referencia inicial en el cual vale la pena invertir tu tiempo y energía. El propósito te permite ampliar opciones, establecer criterios de toma de decisiones, alinear recursos, clarificar la motivación y enfoque, y definir el éxito. Te permite tener una referencia ante las preguntas: ¿Cómo sabes lo prioritario cuando tienes que decidir?, ¿cuál es la mejor manera de hacer algo?
En cuanto los principios, actúan como los límites de tu proyecto, las normas y conductas. Es lo que respondes cuando te dices, “lo haría, siempre y cuando …”
- Visualizar el resultado
Responde a las preguntas: ¿En qué resultará el proyecto cuando esté acabado?, ¿cómo sabrás cuando se desvía del propósito?
Es la imagen que tienes de éxito, tu visión, la imagen clara y favorable de lo que quieres. Te permite tener un enfoque mental claro, crear los resultados en tu visión. Te ves haciendo y visualizando el resultado, y así creas los puntos de referencia hacia el resultado final.
- Lluvia de ideas
Luego de tu visión, tu imagen, te preguntas: ¿Cómo puedes convertir esta visión en realidad? Es decir, visualizas tu situación deseada y la comparas con la situación actual, lo cual te genera ideas de lo que es necesario hacer. Es el “cómo” del proyecto.
Entonces, realizas una lluvia de ideas para capturar y expresar cualquier sugerencia, sin juzgar ni criticar, y elaborar un mapa mental con el cual vas ampliando y generando nuevos pensamientos. Luego decides cómo encajan las ideas en el proyecto y qué haces con ellas.
- Organizar
Las ideas resultantes en el paso anterior has de organizarlas. Primero, es necesario identificar elementos cruciales y los elementos secundarios. Lo segundo, sería ordenar los elementos según la secuencia y/o las prioridades.
Responde a preguntas como: ¿Cuáles acciones deben suceder para que se produzca el resultado final?, ¿en qué orden deben ocurrir?, ¿cuál es el elemento más importante de éxito?
Según la magnitud del proyecto o el grado de control que requiera, puedes emplear herramientas de planificación de proyectos que te permitan tener las fases del proyecto ordenadas cronológicamente, donde se identifiquen sus aspectos claves y hechos decisivos.
- Identificar acciones siguientes
Con el fin de avanzar en el proyecto, respondes a las preguntas: ¿Cuál sería la siguiente acción necesaria para continuar el proyecto?, ¿qué paso concreto harías físicamente en relación a las acciones definidas?, ¿cómo asignarías los recursos físicos para lograr el avance del proyecto? Es decir, es necesario definir una acción realizable, concreta, que implique una tarea física, y un tiempo delimitado.
Después de leer el texto es muy probable que aún continúes pensando en realizar una idea, no obstante, sigas sin tomar acción y concretarla. Esto se debe a que no has definido adecuadamente el resultado, las acciones y no has identificado las próximas acciones concretas que te motiven. Algunas sugerencias para moverte a la acción: agenda la acción concreta identificada, coloca recordatorios en lugares en los que confías que te llevarán a buscarlos cuando sea el momento, o detalla el proyecto de tal forma que te de confianza. Igualmente, revisa los objetivos y resultados que esperas obtener para que sean lo suficientemente claros y motivantes para ti.
Con estas notas sobre cómo convertir una idea en proyecto, he querido ofrecer algunos tips sobre la manera de formular un proyecto con acciones concretas y realizables que te permitan, paso a paso, obtener un resultado de mejora sobre tu empresa, profesión o vida personal. Espero que te sea útil esta estrategia para moverte a la acción, que te sirva para poder gestionar una idea que te parecía muy grande y compleja de realizar, transformándola en una próxima acción concreta y factible. Con tiempo, de acción en acción, notarás los frutos del proyecto ejecutado y los resultados conseguidos.
