El tiempo es un recurso escaso, no se puede recuperar, no se puede reemplazar, no se puede detener y muchas veces se te escapa ¡quién sabe en qué! Llegas al final de la jornada y te dices, “he trabajado todo el día y no he hecho nada, siento que no avanzo”. Si esto te pasa, necesitas mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.
Muy posiblemente te gustaría tener un método para ser productivo y aumentar tu rendimiento laboral y tener una mejor gestión del tiempo en el trabajo. Si quieres ser más productivos, lo primero es enfocarte en lograr los objetivos que te has propuesto, lo que te permite trabajar menos tiempo e incrementar tus resultados. Para esto, es clave que te organices, planifiques, y programes tus tareas.
Si mejoras la gestión del tiempo en el trabajo, lograrás más efectividad y más resultados en el trabajo. Con un método de trabajo que puedas seguir en tu planificación diaria, te ayudará a no perderte en el día a día con lo urgente o tareas de menor importancia.
Tres ideas para la mejora de la gestión del tiempo
3 ideas claves que te ayudarán en la mejora y optimización de tu tiempo.
1. Define objetivos
Identifica claramente tus objetivos que quieres alcanzar. Esto te permite priorizar y saber hacia dónde quieres llegar. El objetivo debe estar bien formulado, es decir, que sea positivo, concreto, autogestionable, medible y realista. Para cada uno de los objetivos, define las tareas o actividades que debes realizar para avanzarlo y, además, establece en qué plazo lo quieres realizar.
2. ¿Eres eficiente?
Es importante que descubras y analices en qué empleas tu tiempo y cómo realizas la gestión del tiempo en el trabajo. Es posible que trabajes de un modo reactivo, respondas a lo primero que se te presente en el día, sin tener claro tus prioridades. Para cambiar esta forma de trabajar, te ayudará saber cómo gastas tu tiempo. Escribe todas las actividades y tareas que realizaste en la última semana y detecta cuáles no son realmente importantes ni te añaden valor.
Cuando analizas dicha lista de tareas, date cuenta también de cuáles fueron tus “robatiempos”; aquellas actividades o personas que le dedicas más tiempo del que te hubiera gustado. Por ejemplo, interrupciones, reuniones sin sentido, conversaciones por teléfono. Igualmente, identifica tus “malos hábitos” que tienen que ver con tu método de trabajar. Por ejemplo, email, móvil, redes sociales, internet abiertos en todo momento.
3. Prioriza y dedícate a lo importante
De la lista de tareas que realizaste durante la semana, identifica cuales tareas no te añaden valor, detecta si estuviste más en lo urgente y menos en lo importante. Las tareas importantes son aquellas actividades que debes hacer para avanzar en tus objetivos. Tienen que ver con los resultados y aportan valor a tus metas prioritarias. Las tareas urgentes, son tareas de menor importancia, pero que ganan importancia cuando se aproxima el plazo de entrega.
Detecta también qué puedes delegar y pregúntate ¿quién puede hacer esto por mí? Posiblemente sean tareas urgentes, pero no importantes. Además, identifica las tareas que puedes dejar de hacer, que definitivamente no aportan valor y no se justifica su realización.
Cada mañana, define cuáles son tus importante para el día, aquellas tareas que sí las logras realizar, te sentirás satisfecho al final del día. Emplea la regla del 80/20, que dice que “el 20% del esfuerzo global puede alcanzar el 80% del rendimiento”. Identifica cuál es tu 20% y dedícate a estas actividades primero.
Tres ideas sencillas para ser más productivo y mejorar la gestión del tiempo en el trabajo, recuerda: Define tu objetivo que te da orientación, conoce como inviertes tu tiempo para poder descartar y delegar, y enfócate en lo importante, en aquello que te lleva a los resultados.
