Cuantas veces quisiéramos “estirar” el tiempo y ganar media hora al dia, lograr hacer todo lo que nos proponemos; ¡con mil cosas que hacer y sin tiempo! Sin embargo, ¿tenemos realmente claro, a qué dedicar nuestro tiempo? lo primero es comenzar por lo primero: Preguntarnos, ¿Qué es lo primero en mi vida? ¿Tengo claro mis prioridades, valores, principios, mi sentido de vida? Es decir, comenzar por definir claramente, hacia dónde quiero ir y cómo puedo llegar hasta allí.
Hacemos y hacemos cosas durante el día, sin objetivos claros y propósitos definidos, resolviendo asuntos urgentes sin importancia, que seguramente, con una buena planificación dejarían de ser urgente. Lo importante entonces, es darnos cuenta qué, tenemos la posibilidad de definir el uso que le damos a nuestro tiempo y el cómo lo queremos organizar. Somos dueños de nuestro tiempo, de ahí, que podemos aprender a gestionarlo y ponerlo a nuestro favor.
Por consiguiente, el manejo de nuestro tiempo inicia desde nosotros mismo, internamente, definiendo nuestros principios, valores, misión y prioridades de vida, como pilares fundamentales que le dan sentido y coherencia a lo que hacemos. Y podemos comenzar con un ejercicio tan simple, como listar las áreas importantes, priorizarlas, según el sentido que le damos a nuestra vida. Igualmente, ser consciente del papel que ejercemos en las diferentes áreas y establecer nuestras metas para luego organizarlas en el tiempo. En síntesis, lo primero es comenzar por nuestra jerarquía de prioridades, nuestros objetivos y valores claros, que es lo que quiero lograr, hacia donde encausar todos mis esfuerzos y tiempo y llegar a donde quiero llegar.
Ya tengo mis objetivos, ¿Ahora qué?
Una vez tengamos claro cuáles son nuestros objetivos, nuestros valores, y nuestras metas para lograr dichos objetivos, el paso siguiente es conocer donde estoy ahora, en qué empleo mi tiempo actualmente, cuáles son mis hábitos personales, en que desperdicio mi tiempo. Un ejercicio que nos ayuda es ser consciente a qué dedicamos nuestro tiempo, identificar cuáles son los “ladrones de tiempo”, que hábito es necesario abandonar para ganar media hora al dia; como es la distribución de nuestro tiempo, si están balanceadas o no, las tareas a realizar, y si, realmente, responden a la pregunta ¿Cuáles son mis prioridades en la vida?
Para esto, también, nos puede servir la famosa matriz de los 4 cuadrantes de gestión del tiempo[1]: Colocar en un eje vertical, lo NO importante hasta lo Importante y en el eje horizontal, lo Urgente hasta lo No Urgente, y dividir en cuadro cuadrantes: El Cuadrante I, en parte superior izquierdo, estaría lo Urgente e Importante, como, por ejemplo, los proyectos que se vencen, manejo de crisis, y lo hacemos para evitar problemas, como una constante de “apaga fuegos”.
El Cuadrante II, superior derecho, la ventana de lo No Urgente e Importante, que estaría las actividades dedicadas a visualizar el futuro, la construcción de relaciones, reconocer nuevas oportunidades, planificación y fijación de objetivos y el tiempo al desarrollo personal. Son actividades que, en el largo plazo, se vuelven vitales; allí está la prevención, preparación, planeación, creación de sentido, y que llegan desde nuestro interior; en el Cuadrante III, el inferior izquierdo, sería lo No importante y Urgente, allí estaría, por ejemplo, interrupciones, llamadas imprevistas, tareas que no me corresponden, y en general, es un enfoque a corto plazo sin planificar. Y, por último, el inferior derecho, sería lo No importante y No urgente, donde se ubican actividades como mirar redes sociales, leer prensa, reuniones sin objetivos, o simplemente tomar café, lo que son actividades de relleno, desperdicio y que no pasa nada si no se realizan.
Este ejercicio, nos permite ser conscientes a qué le dedicamos nuestro tiempo diariamente, y cuánto tiempo dedicamos a planificar el futuro, a reflexionar, a anticipar, fijar objetivos, y clarificar prioridades, en fin, a darnos cuenta si tenemos una vida equilibrada en los diferentes aspectos importantes de nuestra vida.
El último paso para conseguir ganar media hora al dia
Posteriormente, el paso siguiente, es organizar dichos objetivos y actividades en el tiempo, por ejemplo, semanalmente, asignándole hora y día a las actividades a realizar, siendo flexible y estableciendo evaluaciones semanales sobre el logro de mis propósitos o si es necesario ajustarlos.
En este sentido, como se observa, la gestión del tiempo es más que colocar una lista de tareas pendientes; tiene que ver con una filosofía de vida, de saber que quiero lograr y hacia dónde voy. Es decir, priorizar, planificar, organizar las actividades, ejecutarlas y posteriormente evaluarlas y realizar los controles necesarios te permitiran ganar esta media hora al dia. Es organizar uno de nuestros recursos mas valiosos, el tiempo.
[1]Stephen Covey, uno de los autores más expertos en la gestión del tiempo, ha desarrollada esta herramienta denominada “Los 4 cuadrantes”.
